タスク管理ツール Trello を社内に導入してみて

公開日:2019-01-12
最終更新:2019-01-15

社内に新しいタスク管理ツールを導入するにあたってやったことや残課題など

タスク管理ツール

今まで使用したことのあるタスク管理ツールは以下

  • JIRA
  • Redmine
  • Backlog
  • jooto
  • Excel
  • ホワイトボード(アナログ)
    プロジェクトやクライアントさんにもよりますがバラバラ。
    それぞれ使ってみて良いところ・悪いところがありました。
    (今回は省きます)

Trelloとは

Trello

カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のツール。
壁面に付箋紙を貼るような感覚で、ドラック&ドロップで直感的に操作が可能!!
外部ツールとの連携も充実しています(Slack, GitHub, GitLab)

導入のきっかけ

元々、社内のタスク管理ツールはこれと決まったものがあったわけではなく。
ホワイトボードに付箋でカンバン方式で貼っていたりしました。
少人数ということもあり個人単位の管理が楽だったということもあったと思います。
手書きで書かれたこともあってか何が書いてあるのかわからないこのタスクなんだっけ?付箋が放置されるなど。
何より普段IT業界でお仕事しているのに何故アナログなんだ?なんか便利なツールないのか?っと探していた時にであったのが『Trello』でした。

まず自分で2か月使ってみて使い方に慣れた頃にマネージャーに使ってみたいと相談してOKをもらいました。導入して2年半くらいですが、無料の力は偉大だな。

Googleアカウントでのログイン

TrelloはGoogleアカウントでのログインが可能です。
社内の開発メンバーは必ずGmailを1つは取得して貰っている都合上、チームやボードへの招待がすごく楽でした。パスワードなどで困ることもほぼないのもポイントが高かったです。

カンバン方式

上記にも上げた通り、Trelloはカンバン方式ですので元々カンバン方式を採用していた社内としては移行もスムーズに出来たように感じました。
TODO, Doing, Done などのボードで管理する進捗型のタイプもあれば、
担当者別のボードで管理するボードなどもあり各プロジェクトのエンジニアが考えてボードを管理してくれているので、複数の案件を抱える多忙なマネージャーの方もボードにアクセスすればわかる状況に少しずつなっていきました。
(ホワイトボードのときは外にいると見れないですからね・・・)
社内のルールとしては、ゆるい感じに使ってもらうことを掲げているので終了リストのカードに関しては週1・隔週でアーカイブするようにしてもらっています。
アーカイブの検索が出来るのも助かります。

プロジェクト以外での活用方法

プロジェクト以外でも個々のタスク管理としても使用出来きます。
私の場合は、社内勉強会のスケジュール管理(企画から開催)や社内備品管理などにも使用しています。昨年は社内の年末の掃除を1週間ボードで組んで1日に数分作業を組んだりもしてみました。結果は年末の大掃除がスムーズに行えたので、にっこり。
またイベントでの買い物リストや旅行プランなどにも活用出来るので使い方はいろいろ。

課題

個々でカードを作成してもらう為、コメントの粒度がバラバラになりやすい。
→ テンプレート化したい
数か月放置されているカードの取り扱いについて
→ マネージャーと相談

おまけ

Qrunch 開発ロードマップにもTrelloが使用されているようです。
Trelloを使用したことがないよという方もぜひ覗いてみてはいかがでしょうか。
使用したことがある方は、ぜひおすすめの使用方法を教えて頂けるとありがたいです
またこんなツール使っているよという紹介もお待ちしています。
皆さん、より良いタスク管理をしていきましょう。

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1件のコメント

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01/16 15:18

少人数で小さい会社(社員4名)ですが、一人一人の担当案件が多いうちの会社で ディレクターの1人が、クライアントとの電話や打ち合わせ、実作業でてんてこ舞いになった時に導入しました。

  • 各社員の名前のリスト

に加えて

  • HELP
  • 停止・待機中
  • 外注依頼

のリストを作成し、 カードは人に渡せるレベルの大きさで入力する(小項目は中のチェックリストやコメント使用)ことで

  • 各々の現在抱えているタスク・量が、全員見れる
  • 手が回らないけど誰かの仕事量を確認して依頼する時間もない案件は、とりあえずHELPに突っ込んで誰かが奪って作業する
  • 何を外注に頼んでいるのかや、現在の案件のステータスも一緒にわかるようにする

ようにしています。 ちょっとした修正や更新作業の受け渡しや、「なんだか先方確認の間手が空いちゃったな〜」みたいな時に 自発的に仕事が貰いやすくなったりと、現在のところ上手く動いています。

特にHELPの設置で、「やばいからとりあえず誰かできる人、いたら助けて!」的なタスクの受け渡しが無言でできるのが、良い点かなと思っています(笑) ご参考までに。

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